1. SAJILIWA KWENYE MFUMO Usajili wa kwenye mfumo unafanywa na Afisa TEHAMA wa Halmashauri uliyopo (kama muombaji ni mtumishi wa Halmashauri). Ili usajaliwe yafuatayo yanahitajika:
1.Majina matatu ya muombaji wa kibali
2.Namba ya simu ya muombaji wa kibali
3.Anuani ya barua pepe ya muombaji wa kibali (Inashauriwa kuwa na anuani ya barua pepe ya serikali)
4.Cheo cha muombaji na Idara anayotoka muombaji wa kibali
Afisa TEHAMA atakusajili na kukufundisha namna ya kujaza fomu kwenye mtandao.
2. HUISHA AKAUNTI YAKO YA MFUMO
Baada ya kusajiliwa kwenye mfumo, utapokea ujumbe kwenye barua pepe yako (kupitia anuani uliyosajaliwa nayo hapo awali kwenye hatua ya kwanza)
Ujumbe utakupa maelekezo ya namna ya kuingia kwenye mfumo na utakutaka kubadili neno la siri/nywila (password), kisha utaweza kuingia kwenye mfumo na kuanza kufanya maombi ya kibali cha kusafiri nje ya nchi.
MUHIMU: Nywila (password) lazima iwe na sifa neno lenye urefu wa characters nane ambapo ndani yake kuwe na mchanganyiko wa herufi kubwa na ndogo, namba na “special characters - !@$%#” (mfano: Mtanzania123!)
3. INGIA KWENYE MFUMO Ukifanikiwa kuingia kwenye mfumo, unatakiwa kubonyeza/kuingia kwenye aneo la “kibali cha safari”. Ili ukamilishe eneo hili, mahitaji yafuatayo lazima yatimizwe;
1.Kuwa na hati ya kusafiria (passport) na ujue namba yake (passport number)
2.Fahamu tarehe ya safari (kumbuka: maombi ya kibali yanatakiwa kufanywa siku 21 au zaidi kabla ya tarehe/siku ya safari. Naombi yatakayofanywa chini ya muda huo hayakubalika kwenye mfumo. Mfano ikiwa zimebaki siku 20 kabla ya tarehe ya safari, maombi yako yatakataliwa na mfumo automatically)
3.Kama safari inagharamiwa na serikali, fahamu kwa usahihi kiasi cha nauli na posho unayotakiwa kulipwa/kupewa
4.Utapashwa kutoa melezo juu manufaa ya safari yako kwa taifa (kwa ufupi yasizidi maneno 100)
5.Kuwa na barua ya mwaliko
6.Kuwa na barua iliyoidhinishwa na Mkuu wa Idara
7.Kuwa na barua ya utambulisho kutoka kwa Mkuu wa Taasisi yako (kwa halmashauri barua ni ya Mkurugenzi wa halmashauri)
NOTE:
1: Kama safari ni binafsi kwa matembezi/mapumziko, lazima uwe na barua ya likizo
2: Kama safari ni matibabu ni lazima uwe na vielelezo vinaelezea Ushauri wa Kitabibu na Rufaa ya Matibabu
3: Kama safari ya ni mafunzo ya muda mrefu ni lazima uwe na;
Barua ya Udahili
Barua ya Udhamini wa Masomo
Barua ya Mwaliko
MUHIMU:
Nyaraka zote hizi ziwe zimefanyiwa scanning kwenye format ya PDF
4. KUJAZA FOMU Mfumo unakuelekeza namna ya kukamilisha kujaza fomu mpaka mwisho. Ukiwa na nyaraka (documents) zilizoanishwa hapo mwanzo, zoezi la kujaza fomu linakuwa fupi. (Melekezo ya jinsi ya kujaza fomu yanatolewa na Afisa TEHAMA aliyekusajili kwenye mfumo)
KUMBUKA: zoezi la kujaza fomu linafanyika kuanzia hatua ya mwanzo hadi ya mwisho kwa wakati mmoja. Maana yake ni kwamba ili uanze kujaza fomu ni lazima uwe na nyaraka zilizotajwa hapo mwanzo.
Mara baada ya kukamilisha ujazaji wa fomu kikamilifu, utawasilisha fomu yako kwa njia hii ya mtandao kwa kubonyeza neno WASILISHA.
Maombi yako yatakuwa yametumwa kwenye mamlaka husika na kufanyiwa kazi (kwa ngazi ya Halmashauri maombi yanatumwa TAMISEMI).
5.MAJIBU YA MAOMBI YA KIBALI 5.1 Majibu ya maombi ya kibali chako utayapata kwa njia mtandao kama ulivyofanya katika kutuma maombi ya kibali.
5.2 Pia unaweza Unaweza kufuatilia maombi kwa njia ya simu, Andika neno KIBALI acha nafasi ikifuatiwa na Namba ya kumbukumbu (Mfn: KIBALI V12345678) halafu tuma kwenda 15200. Ujumbe mmoja utakugharimu Tsh. 100 tu!
